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“当今的写字楼已经不再是钢筋水泥的组合,企业需要的是一个能激发创造力的高品质商务空间。”


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当今的写字楼已经不再是钢筋水泥的组合,企业需要的是一个能激发创造力的高品质商务空间。

中国正以前所未有的速度融入经济全球化,中国的企业首当其冲。越来越多的中国本土企业认识到员工对企业的关键价值。为员工提供一个良好的工作环境,不仅可以提高员工对工作的满意度和忠诚度,更能激发起员工的工作热情和创造潜能。富有远见的中国企业家,把目光从良好的办公环境可以增进员工福利进一步向前扩展到良好的办公环境可以提高员工的工作和沟通效率,从而提高企业的创新能力和整体竞争力。在转变的过程中,员工间、团队间的沟通协作至关重要。

SOC(新城发展中心)位于南京江宁,是由南京新城股份有限公司打造的一座全新高端5A级写字楼。新城集团的办公室就位于此,它不仅是一座现代的办公更是一座共享型办公社区。全新的空间规划,满足当今员工更多元化的工作方式,分享信息,更多地展开合作以及更好地进行创新,同时增强企业品牌和文化影响力。这很符合新城的企业文化——以人为本,尊重人的权利,发掘人的才智,提升人的品格。

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从割裂到共享——不仅是空间,更是思想。

作为一家快速发展的商业地产企业,新城集团(以下简称新城)的业务在过去几年迅猛发展,项目遍布中国不同城市。新城的领导者敏锐地预见到,员工是企业最重要的无形资产。在新城有很多职业经理人,他们最多最宝贵的时间段都是花费在办公空间里。如果提升了办公空间的水准,就是提升了他们的工作水准,企业和员工都能受益。

因此当新城把全新的办公场所交到Steelcase手中,希望Steelcase为新城规划一个高水准的办公空间。在初次交流中,Steelcase的一个问题就让新城的负责人陷入了沉思——我们需要多少个会议室?小的、中等的、大型的各多少个?

Steelcase的调研发现,80%的新城员工有着自己的固定的封闭办公位,大部分时间都他们在这一亩三分田里完成工作。对此,Steelcase并不觉得意外,因为早在四年前开始对中国企业办公文化进行调研的时候,Steelcase发现,这是中国企业的普遍现象。灵活的工作安排以及/或者移动办公并不普及,这可能来源于小家庭的观念和传统文化的规范。由此带来的情形就是:在部门内部的协作能力很强,但却受限于各部门之间,因为信任在组织严密的团体内部才显得更强。

Steelcase深知打破壁垒,让员工更便利地交流对企业的重要性。在全新的新城办公室,Steelcase把封闭工作位的空间压缩在30%以内,取而代之的大量非正式会议和交流空间。这些空间大小各异,能够让员工方便地在与一个同事近距离接触的环境下自行选择交流的空间。缩短人与人之间的物理距离是一个关键因素,这有助于激发员工相互交流的热情,从而提供整体的沟通效率。

STEELCASE是如何为新城规划办公空间的?

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Steelcase有一个简洁而又有效的分析工具,帮助新城规划合理的会议空间。在这个二维矩阵中,指出了员工在工作期间既需要完成个人的工作,也需要完成团队我们的任务。同时,模型还打破了个人空间的隔阂,从每个人应该被指派或者独占变为共享团队所有的办公空间。这个模型也简明地概括了员工的四种工作模式:独立工作、合作共事、学习和社交。

目前新城有98名员工在此办公。办公场所的每一处空间都是多功能区域,咖啡区也具备了会议区的功能。不仅可以午餐,还是员工可以独立开展工作的场所。区域内提供了各种技术支持,可以让员工更便利地开展工作和沟通协作。

办公场所内随处可见能够容纳1-2人的非正式会议空间,这是Steelcase在办公场所运用方式上的鲜明特点。合作办公不仅仅只出现在严肃的会议当中,它出现在休息区域、团队办公区域、项目会议室,通过一些轻松的非正式互动来展开。员工们可以轻松地在开放式的会议空间里里进行沟通协作。

这种空间的带来的绝不只是办公空间布局的改变,由原先的割裂的、封闭的变成开放的、共享的空间。更重要的是员工的工作方式和思维模式也产生了变化。原先大部分员工在一天的工作中很少与其他同事交流沟通,现在相互交流变得越来越普遍和频繁。

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从单一到多样——不仅是工作环境,更是工作模式

办公环境的改变意味着办公模式的变化,这从来不是水到渠成、一蹴而就的。办公行为模式的改变需要一个适应和改善的过程。刚开始,员工还是习惯以前的工作方式,很少和同事交流,更多依赖邮件,电话等沟通形式。后来,我们鼓励员工走出自己的办公位,来到开放式空间里办公和交流,慢慢地员工感觉到这样做的好处,逐渐变成习惯。

一个好的办公环境可以为各种办公场景创造最佳环境,而在此其中,合作共事已经逐渐成为一种趋势。Steelcase研究发现,知识型员工都有相似的工作模式,都是通过如下四种方式构建并分享知识。

  • 独立工作:思考、学习、深思、制定战略、处理工作,以及其他需要埋头苦干、不被打断的工作。(不被打断为理想状态。)

  • 合作共事:和他人合作,创造内容,头脑风暴等。理想状态下,所有观点都被采纳,且汇聚到一起,以充分利用团队的智慧。

  • 学习:学习的基础是积累知识。最佳情况下是大家在相互已经积累的基础上再积累。当思考过程变得可见并且可以和他人分享时,学习过程会更高效。

  • 社交:知识如何扎根到企业中呢?当员工进行社交并与他人合作时,他们正是在相互学习,为创新积累信任和其他重要的成分。

不同的办公环境,满足不同的办公形态。由于每个人的办公方式、移动性以及工作需求各不相同,因此一个互联化的办公场所应该包括以下细节

  • 为固定办公的员工安排好固定的办公区域

  • 为移动办公的员工设置可以共享的流动办公区域

  • 为个人和团队办公提供多种区域,方便大家使用

Steelcase多样化办公环境策略能够确保将一系列配置有效地整合到相互关联的区域中。多样化的办公环境,可以让员工选择适合的办公形态。调整办公形态能够为员工补充体能并带来精神刺激,用于支持他们进入不同的工作模式,保证员工精力充沛地投入到工作当中,并保持身体健康。

在新城的办公空间里,员工可以根据工作内容,自行选择工作地点和工作方式。根据不同的工作内容,每位员工还可以选择不同的技术支持,例如Steelcase引以为豪的media:scape高清视频会议系统。员工可以通过无缝视频展示和切换,扫除了沟通中存在的潜在障碍,让交流更加顺畅。这对于提高在高语境文化的中国办公室里的沟通效率非常有效。我喜欢media:scape电子表格都投放到大屏幕上,所有人都召集到一起,各自陈述各自演示,集思广益,方便极了。一位新城员工表示。对于那些并不是常驻公司或者经常出差的员工,新城为他们每八人配备了一张座椅,也提升了他们的工作效率和归属感。

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杭琳的一天

杭琳是新城的一名设计师,从事建筑设计工作。她的工作涵盖了四种工作模式:她需要很多时间独立工作完成设计任务;与工程部、市场部等其他部门的同事沟通协作;每隔几天就要接待来办公室参观的客户;参加各种培训及讲座等等。杭琳说:原来我只有一个坐位,现在我感觉整个办公室都是我的办公桌。

每天早晨,杭琳会选一个安静的角落开始她一天的工作。在这里,舒适的座椅和便捷的支持设备,杭琳可以很自由地进行思考和探索。随后她会和工程部的同事一起开会,讨论新的方案或修改。在新城的办公室,每隔2-4米范围内,就有一个或大或小的非正式的沟通交流的区域,有时杭琳就会和同事在茶歇区进行交流。这样轻松的方式让大家都有放松,沟通也更有效率。

下午杭琳需要接待一个国内客户,在参观了办公室后,杭琳把客户带到了相对私密的高管会议室,和客户详细探讨方案。在需要演示的环节,media:scape系统可以成为杭琳很好的帮手,让交流无缝切换,不会受到干扰。同时,media:scape系统的两块屏幕可以很容易的把两种方案效果呈现在客户面前,以便客户更快做出决定。每次客户投来信任和羡慕的眼光,都让杭琳非常自豪。

新城的业务遍及全国,有超过90名常驻外派的员工在全国各地执行项目。杭琳通过远程视频会议系统和外地的同事开会,交流看法。尽管忙碌的时候周末需要加班,但杭琳一点也不觉得枯燥,办公室里甚至装配了儿童家具,同事会把孩子带来公司,办公室里充满了欢乐。

杭琳说,现在她每天在自己固定座位上的时间大大减少,但是感觉更充实,沟通效率也更高。因为交流的增加,同事之间的关系也更加亲密和谐。这一切,都让杭琳对工作充满热情。

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总结

新城集团得到的不仅是一个全新的办公空间,更重要的是,随之而来的是新的工作模式和工作理念。员工的热情和潜力得到激发,企业得以更具竞争力。员工与企业的良好互动,帮助企业赢得未来的竞争。南京新城集团的实践,表明中国本土企业已经认识到:亲密无间的合作和共享是赢得未来竞争的关键。